Urlaubsplanung wirkt einfach, bis mehrere Teams, Teilzeitmodelle und Vertretungsregeln zusammenkommen. Dann fragen Mitarbeitende nach ihrem Resturlaub, Führungskräfte suchen nach Überschneidungen, und die Personalabteilung gleicht am Jahresende Listen ab. Ein digitaler Urlaubsplaner nimmt diese Arbeit ab: Anträge werden online gestellt, Freigaben laufen nach festen Regeln, und der Kalender zeigt jederzeit, wer wann fehlt.
Wir entwickeln Urlaubsplanung als webbasierte Software, die sich nach Ihren Regeln richtet – statt Ihre Regeln an ein Standardprodukt anzupassen.
Der Kern jeder Urlaubsplanung ist der Freigabeprozess. Mitarbeitende wählen den Zeitraum im Kalender, sehen sofort, wie viele Urlaubstage der Antrag kostet, und schicken ihn ab. Die zuständige Führungskraft erhält eine Benachrichtigung, sieht im selben Moment, wer im Team zu dieser Zeit bereits fehlt, und entscheidet mit einem Klick.
Je nach Betrieb sind mehrere Stufen sinnvoll – etwa Teamleitung und Personalabteilung – oder eine Vertretung, die zustimmen muss. Solche Regeln bilden wir direkt in der Software ab, damit kein Antrag in einem E-Mail-Postfach liegen bleibt.
Ein Urlaubsplaner muss rechnen können. Er berücksichtigt gesetzliche Feiertage je Bundesland – in Hessen etwa Fronleichnam –, rechnet Teilzeitmodelle mit unterschiedlichen Arbeitstagen und überträgt Resturlaub nach Ihren Regeln ins neue Jahr. Halbe Urlaubstage, Sonderurlaub oder Betriebsurlaub lassen sich ebenso abbilden.
Nach der Rechtsprechung kann Urlaub in der Regel nur verfallen, wenn Beschäftigte rechtzeitig auf ihren Resturlaub und den drohenden Verfall hingewiesen wurden. Die Software kann solche Hinweise automatisch versenden und dokumentieren. Welche Regeln in Ihrem Fall gelten, klären Sie bitte mit Ihrer Rechtsberatung – unsere Beschreibung ersetzt keine Rechtsberatung.
Neben dem Urlaub fehlen Mitarbeitende aus vielen Gründen: Krankheit, Fortbildung, Dienstreise oder Elternzeit. Eine gemeinsame Abwesenheitsübersicht zeigt das ganze Bild, ohne mehr preiszugeben als nötig. Kolleginnen und Kollegen sehen nur „abwesend“, der Grund ist ausschließlich für berechtigte Personen sichtbar. Das ist vor allem bei Krankmeldungen wichtig, denn Gesundheitsdaten gehören nach der DSGVO zu den besonders geschützten Daten.
Für die Teamleitung entsteht so ein Kalender, der auf einen Blick zeigt, ob eine Woche ausreichend besetzt ist. Die erfassten Abwesenheiten lassen sich außerdem weiterverwenden – etwa in der Dienstplanung oder als Grundlage einer Kapazitätsplanung.
Damit ein neuer Urlaubsplaner im Team ankommt, muss der Start reibungslos sein. Wir übernehmen Urlaubsansprüche und bereits genehmigte Abwesenheiten aus Ihren bisherigen Listen, legen Teams und Zuständigkeiten an und erklären die Bedienung kurz und verständlich. Auf Wunsch binden wir die Software an vorhandene Systeme an, etwa an Ihre Personalsoftware oder an Kalender, in denen Abwesenheiten automatisch erscheinen sollen.
Weil die Software im Browser läuft, braucht Ihr Team keine Installation. Als Progressive Web App lässt sich der Urlaubsplaner auf dem Smartphone wie eine App nutzen.
Erzählen Sie uns, wie Urlaubsanträge bei Ihnen heute laufen. Wir melden uns persönlich, besprechen Ihre Regeln und erstellen ein kostenloses Angebot.
Unser Studio liegt in Königstein im Taunus. Wir kommen zu Ihnen oder sprechen per Video-Call – hier finden Sie unsere Seiten für Ihren Ort:
Ja. Jede Person sieht ihren Anspruch, bereits genommene und beantragte Tage sowie den verbleibenden Resturlaub. Das erspart viele Rückfragen an die Personalabteilung.
Das legen Sie fest. Üblich ist, dass das Team nur die Abwesenheit sieht, während Gründe wie Krankheit nur für die Personalabteilung und die zuständige Führungskraft sichtbar sind. So bleiben sensible Daten geschützt.
Ja. Viele Betriebe starten mit Urlaubsanträgen und Freigaben und ergänzen später weitere Abwesenheitsarten, eine Schichtplanung oder eine Zeiterfassung. Wir planen die Software von Anfang an so, dass solche Erweiterungen möglich sind.
