Eine Anfrage kommt per Formular, wird in eine Tabelle kopiert, im CRM als Kunde angelegt, später in ein Angebot übertragen und schließlich an die Buchhaltung gegeben. Jeder dieser Schritte kostet Zeit, und an jeder Übergabe kann etwas verloren gehen. Workflow-Automatisierung bedeutet, solche Ketten so zu verbinden, dass Daten einmal erfasst und danach automatisch weitergereicht werden.
Viele Automatisierungen brauchen dafür gar keine KI, sondern saubere Schnittstellen und klare Regeln. Künstliche Intelligenz kommt hinzu, wenn ein Schritt Verständnis erfordert: eine E-Mail einordnen, eine Rechnung auslesen, einen Text zusammenfassen.
Nicht jeder Ablauf eignet sich gleich gut. Am meisten bringt Automatisierung bei Aufgaben, die häufig vorkommen, immer ähnlich ablaufen und bei denen Fehler ärgerlich oder teuer sind. Wir sehen uns Ihre Prozesse gemeinsam mit den Menschen an, die sie täglich erledigen, denn sie wissen am besten, wo Zeit verloren geht und welche Ausnahmen es gibt.
Daraus entsteht eine Liste von Kandidaten, grob bewertet nach Aufwand und Nutzen. Oft zeigt sich, dass zwei oder drei kleine Automatisierungen im Alltag mehr bewirken als ein großes Projekt, das erst in Monaten fertig wird.
Wie Automatisierung ganz ohne KI im Alltag aussieht, zeigt unsere Verbindung zwischen RESQ, einem Spezialisten für Datenrettung und Handy-Reparatur, und der Reparatur-Software Fixdesk. Aufträge, Rechnungen, Kostenvoranschläge und Kundendaten werden zwischen beiden Systemen synchronisiert, sodass jede Information nur einmal erfasst wird. Fixdesk selbst begleitet den Rechnungsprozess mit automatisierten Abläufen bis zur E-Rechnung.
Ähnlich beim Kundenportal von XTRACT, einem Datenrettungslabor in Blieskastel: Aufträge werden online angelegt, Status und Nachrichten sind jederzeit einsehbar, Kostenvoranschläge und Rechnungen stehen als PDF bereit und werden über Mollie bezahlt.
Klassische Automatisierung stößt an Grenzen, sobald Informationen unstrukturiert ankommen: als Freitext in einer E-Mail, als eingescannter Lieferschein oder als PDF mit wechselndem Aufbau. Hier helfen Sprachmodelle. Sie erkennen das Anliegen einer Nachricht, lesen Rechnungsnummer, Betrag und Datum aus einem Dokument und geben die Angaben in einem festen Format weiter, das der nächste Schritt verarbeiten kann.
Wir bauen solche KI-Schritte so ein, dass ihre Ergebnisse geprüft werden: durch Plausibilitätsregeln, etwa ob ein Betrag zur Bestellung passt, und durch eine Freigabe, wenn die KI unsicher ist. Einen Schritt weiter gehen KI-Agenten, die mehrere Arbeitsschritte selbst planen.
Für einfache Verknüpfungen gibt es fertige Automatisierungsdienste wie Zapier, Make oder n8n. Sie sind schnell eingerichtet und für viele Aufgaben ausreichend. Grenzen zeigen sich bei verschachtelter Logik, großen Datenmengen, Kosten pro Ausführung oder wenn Daten Ihr Haus nicht verlassen sollen; n8n lässt sich dafür auch auf eigenen Servern betreiben.
Gehören Abläufe zum Kern Ihres Geschäfts, programmieren wir die Automatisierung direkt, meist mit Laravel: mit Warteschlangen für Hintergrundaufgaben, automatischer Wiederholung bei Fehlern und einem Protokoll jedes Durchlaufs. Wir empfehlen den Weg, der zu Ihrem Vorhaben passt – auch wenn das ein fertiges Tool ist.
Beschreiben Sie uns einen Ablauf, bei dem Daten von Hand übertragen werden. Wir zeigen Ihnen, wie er sich automatisieren lässt – mit oder ohne KI.
Unser Studio liegt in Königstein im Taunus. Wir kommen zu Ihnen oder sprechen per Video-Call – hier finden Sie unsere Seiten für Ihren Ort:
Vor allem wiederkehrende Abläufe mit klaren Regeln: Anfragen weiterleiten, Daten zwischen Programmen abgleichen, Dokumente erzeugen und versenden, Erinnerungen auslösen. Mit KI kommen Aufgaben hinzu, bei denen Texte verstanden oder Dokumente ausgelesen werden müssen.
Jeder Durchlauf wird protokolliert. Schlägt ein Schritt fehl, etwa weil ein externer Dienst nicht erreichbar ist, wird er automatisch wiederholt. Klappt das nicht, erhält Ihr Team eine Meldung mit dem betroffenen Vorgang, damit nichts unbemerkt liegen bleibt.
Meist nicht. In vielen Fällen verbinden wir die Programme, die Sie bereits nutzen. Neue Software empfehlen wir nur, wenn ein vorhandenes System keine Anbindung zulässt oder ein Ablauf ohnehin neu gedacht werden sollte.
