Wo Aufträge über E-Mail, Telefon, Notizzettel und mehrere Tabellen verteilt sind, geht Zeit verloren: Wer bearbeitet gerade was, ist der Kostenvoranschlag schon verschickt, und wurde die Rechnung geschrieben? Eine Auftragsverwaltung bündelt jeden Vorgang an einem Ort. Status, Dokumente, Nachrichten und Abrechnung hängen am Auftrag selbst, und alle Beteiligten arbeiten mit demselben Stand.
Wir entwickeln Auftragsverwaltungen als webbasierte Software – für Werkstätten, Labore, Dienstleister und alle Betriebe, deren Arbeit in klar abgegrenzten Aufträgen stattfindet.
Fixdesk ist eines unserer eigenen Produkte: eine All-in-One-Lösung für die Reparaturbranche, die wir entwickeln und kontinuierlich verbessern. Im Mittelpunkt steht die Auftragsverwaltung, mit der Betriebe alle Reparaturaufträge von der Annahme bis zur Fertigstellung im Blick behalten. Rund um den Auftrag verwaltet Fixdesk Kostenvoranschläge, Rechnungen, RMAs und Kunden, unterstützt E-Rechnungen und bietet ein Kassensystem mit TSE-Anbindung sowie ein Team- und Mitarbeiter-Management.
Diese Erfahrung aus der eigenen Produktentwicklung bringen wir in Ihr Projekt ein – auch dann, wenn Ihre Branche eine ganz andere ist.
Welche Bausteine Ihre Auftragsverwaltung braucht, hängt von Ihrem Geschäft ab. Ein Labor verfolgt andere Schritte als ein Handwerksbetrieb oder eine Serviceabteilung. Gemeinsam ist allen: Ein Auftrag durchläuft festgelegte Status, an jedem Schritt hängen Aufgaben, Dokumente oder Freigaben, und am Ende steht eine Abrechnung. Ein Blick in die Übersicht zeigt dann, welche Aufträge warten, welche in Arbeit sind und welche abgerechnet werden können.
Wir bilden diese Schritte so ab, wie sie in Ihrem Betrieb tatsächlich ablaufen, und automatisieren Wiederkehrendes: Statusänderungen lösen E-Mails aus, Dokumente entstehen als PDF, und offene Vorgänge erscheinen rechtzeitig auf der Wiedervorlage.
Viele Rückfragen drehen sich um den Bearbeitungsstand. Ein Kundenportal beantwortet sie, bevor jemand anruft. Für XTRACT, ein Datenrettungslabor mit ISO-7-Reinraum in Blieskastel, haben wir Website und Kundenportal entwickelt: Kundinnen und Kunden legen Aufträge online an, verfolgen Status und Nachrichten, erhalten Kostenvoranschläge und Rechnungen als PDF und bezahlen über Mollie. Geschäftskunden können Sammelaufträge anlegen.
Greifen interne Auftragsverwaltung und Kundenseite auf dieselben Daten zu, muss nichts doppelt gepflegt werden. Ihr Team sieht im selben Vorgang, was die Kundin oder der Kunde geschrieben hat, und antwortet direkt dort.
Eine Auftragsverwaltung arbeitet selten allein. Website, Buchhaltung, Kasse oder eine vorhandene Branchensoftware sollen Daten liefern oder empfangen. Für RESQ, eines der führenden Unternehmen in Europa für Datenrettung und Handy-Reparatur, haben wir eine Laravel-Applikation entwickelt und per API an Fixdesk angebunden. Die Schnittstelle synchronisiert Aufträge, Rechnungen, Kostenvoranschläge und Kundendaten.
Nach demselben Prinzip verbinden wir Ihre Auftragsverwaltung mit den Programmen, die bei Ihnen im Einsatz sind – über eine vorhandene Schnittstelle oder, wenn es keine gibt, über Import und Export. Jede Übertragung wird protokolliert, damit sich Fehler schnell finden lassen.
Beschreiben Sie uns den Weg eines typischen Auftrags in Ihrem Betrieb. Wir melden uns persönlich, schätzen den Umfang ehrlich ein und erstellen ein kostenloses Angebot.
Unser Studio liegt in Königstein im Taunus. Wir kommen zu Ihnen oder sprechen per Video-Call – hier finden Sie unsere Seiten für Ihren Ort:
Ja. Fixdesk ist unsere All-in-One-Lösung für die Reparaturbranche. Wenn Ihre Abläufe davon abweichen oder Sie eine Auftragsverwaltung für eine andere Branche brauchen, entwickeln wir eine individuelle Lösung.
In den meisten Fällen ja. Wir prüfen, in welcher Form Ihre Daten vorliegen – als Export aus einer Software oder als Tabelle –, bereinigen sie und übernehmen Kunden und offene Aufträge in die neue Auftragsverwaltung.
Wenn Sie das brauchen, ja: Wir können Rechnungen in strukturierten Formaten wie XRechnung oder ZUGFeRD erzeugen oder die Auftragsverwaltung an Ihre Buchhaltungssoftware anbinden, die das übernimmt. Welche Pflichten für Ihr Unternehmen gelten, klären Sie bitte mit Ihrer Steuerberatung.
