In vielen Betrieben kostet die Kommunikation rund um einen Auftrag mehr Zeit als der Auftrag selbst: Rückrufe zum Bearbeitungsstand, Kostenvoranschläge per E-Mail, Rechnungen, die gesucht werden. Ein Kundenportal bündelt all das an einem Ort, der rund um die Uhr erreichbar ist.
Ihre Kundschaft meldet sich an und sieht nur ihre eigenen Vorgänge. Ihr Team arbeitet im selben System und muss Informationen nicht mehrfach eintragen.
Für XTRACT, ein Datenrettungslabor mit ISO-7-Reinraum in Blieskastel, haben wir Website und Kundenportal entwickelt. Kundinnen und Kunden legen Aufträge online an, verfolgen Status und Nachrichten, erhalten Kostenvoranschläge und Rechnungen als PDF und bezahlen über den Zahlungsanbieter Mollie. Geschäftskunden können Sammelaufträge anlegen.
So ist die Kommunikation rund um jeden Auftrag im Portal nachvollziehbar – für die Kundschaft und für das Labor.
Welche Funktionen sinnvoll sind, hängt von Ihren Abläufen ab. Bewährt haben sich vor allem diese Bausteine, die wir je nach Bedarf kombinieren und später erweitern:
Ein Portal entlastet Ihr Team nur, wenn Ihre Kundschaft es auch nutzt. Wer sich nur gelegentlich anmeldet, vielleicht vom Smartphone und zwischen zwei Terminen, muss sich sofort zurechtfinden. Deshalb stellen wir in den Vordergrund, was gerade ansteht: den aktuellen Stand, ein neues Dokument, eine offene Zahlung. Statusbezeichnungen formulieren wir in der Sprache Ihrer Kundschaft statt in internen Kürzeln.
Formulare fragen nur ab, was wirklich gebraucht wird, und erklären Fehler verständlich. Ausreichende Kontraste, Bedienbarkeit per Tastatur und eine klare Überschriftenstruktur nach den WCAG-Kriterien tragen dazu bei, dass auch Menschen mit Einschränkungen das Portal nutzen können. Mehr dazu lesen Sie unter barrierefreies Webdesign.
Ein Portal speichert personenbezogene Daten, oft auch vertrauliche Dokumente. Deshalb planen wir Sicherheit nicht nachträglich ein: Jede Person sieht nur ihre eigenen Daten, Passwörter werden nach aktuellem Stand gespeichert, Dateien liegen geschützt außerhalb des öffentlichen Bereichs. Dazu kommen verschlüsselte Verbindungen, Protokollierung wichtiger Aktionen und regelmäßige Updates.
Ein Portal ist am wertvollsten, wenn es mit Ihren übrigen Systemen spricht. Auftragsdaten können aus Ihrer Branchensoftware kommen, Rechnungen aus der Buchhaltung, Zahlungen über einen Zahlungsanbieter. Wie das im Alltag aussieht, zeigt unsere Schnittstelle zwischen RESQ und Fixdesk, die Aufträge, Rechnungen, Kostenvoranschläge und Kundendaten synchronisiert.
Erzählen Sie uns, was Sie vorhaben. Wir melden uns persönlich – mit einer ehrlichen Einschätzung und einem kostenlosen Angebot.
Unser Studio liegt in Königstein im Taunus. Wir kommen zu Ihnen oder sprechen per Video-Call – hier finden Sie unsere Seiten für Ihren Ort:
Überall dort, wo Aufträge einen Bearbeitungsstand haben: Labore, Werkstätten, Reparaturbetriebe, Dienstleister mit Verträgen oder Projekten. Auch Bildungsanbieter und Vermieter profitieren von einem geschützten Bereich für ihre Kundschaft.
Ja. Wir binden etablierte Zahlungsanbieter an – beim Portal von XTRACT zum Beispiel Mollie. Rechnungen und Zahlungsstatus sind dann direkt am Auftrag sichtbar.
Das hängt vom Umfang ab. Oft starten wir mit einem ersten Release mit den wichtigsten Funktionen und erweitern das Portal danach in Etappen. So nutzen Sie es früh und investieren schrittweise.
Ja. Wir gestalten das Kundenportal mit Ihrem Logo, Ihren Farben und Schriften, sodass es sich nahtlos an Ihre Website anschließt. Auf Wunsch läuft es unter einer eigenen Subdomain wie portal.ihre-firma.de. Auch E-Mails und PDF-Dokumente, die das Portal verschickt oder erzeugt, erhalten dasselbe Erscheinungsbild.
Vorhandene Kundendaten übernehmen wir per Import aus Ihrer bisherigen Software oder aus Tabellen. Statt Passwörter zu übertragen, erhalten Ihre Kundinnen und Kunden in der Regel eine Einladung per E-Mail und legen ihren Zugang selbst fest. So startet das Portal mit vollständigen Daten, ohne dass Zugangsdaten weitergegeben werden müssen.
